Onlangs was ik bij een oefening van het crisiscommunicatieteam van een grote gemeente. Soms moeten redacteuren dan stilstaan bij de vraag: gaan we onze berichten op de website en X ook in andere talen plaatsen? Want bij een dreigende situatie wil je ook toeristen, internationals en inwoners met een migratieachtergrond goed en snel bereiken.
In dit geval was het niet nodig om over die vraag na te denken. Deze gemeente heeft een vertaalknop met DeepL (AI). Met een paar klikken op de knop, is alle tekst van de website te lezen in meer dan 20 talen, waaronder Chinees, Engels, Turks, Zweeds, Frans, Arabisch en Spaans. Zo heb je jouw website dus in de vaste structuur en vormgeving voor bijna heel de wereld leesbaar.
Heel handig, maar we ontdekten gezamenlijk tijdens de oefening dat je dan wel nog één ding moet onthouden. Je moet de buitenwereld er tijdens de crisis wel in de eigen taal op wijzen. Dat klinkt logisch, maar juist in crisis vergeet je dat nog wel eens. In deze Update geef ik een concreet stappenplan met wat je dan moet doen.
1. Wanneer er geen crisis is (koude fase), kan je voor elke taal een aparte pagina maken met een tekst als: “Op deze website kan alle tekst automatisch vertaald worden naar <huidige taal>. Ga naar de pagina die je wilt vertalen en klik op de knop ‘Translate’ rechts boven. Kies daarna in de balk ‘Select language’ jouw taal: <naam taal in het Engels>. Je ziet de tekst op de pagina meteen in het <taal>. Let op: vertalen gaat automatisch, we kunnen niet met zekerheid zeggen dat alles helemaal juist is. ” Het is handig om voor elke taal deze pagina klaar te zetten, want de instructie van de DeepL vertaalknop op de website is beperkt en alleen in Engels. Je moet dat dus wel iets van 20 keer doen en maakt de vertaling natuurlijk zelf met DeepL, ChatGPT of een andere goede vertaler.
2. Ook nog in de koude fase: Zet vervolgens een tekst klaar met achter elke naam van de taal in de eigen taal met achter dat woord een hyperlink naar de bijbehorende pagina van punt 1. Die tekst ziet er dan zo uit: English? Click here. Français? Cliquez ici! Deutsch? Hier klicken! 中文？点击这里！etc.etc.
3. Zodra er een incident is of een crisis en je een live-blog start, dan post je bovenaan de pagina (na de eerste bullits met belangrijke info als wie, wat, waar, wanneer, etc) de bovenstaande tekst met links in de 20 talen naar de 20 talen.
4. Schrijf tot slot in de vaste checklist van de redacteur dat ze bij elk live-blog de vraag stellen of deze regel met 20 talen erin gezet moet worden. Zo vergeet je nooit meer 99,67% van de wereldbevolking.
Je investeert even wat tijd als er geen niets aan de hand is, maar daarmee heb je bij een crisis in 1 minuut alle doelgroepen van meer dan 20 talen direct op de goede weg geholpen.
Eigenlijk is dit gewoon principe 7: steeds vertellen wat je weet en doet. Want je hebt die knop al op de website, je moet alleen de buitenwereld aan de hand meenemen en een duidelijke instructie geven. Heb je nog vragen of opmerkingen of suggesties voor een beter stappenplan? Deel ze dan in de LinkedIn post over dit onderwerp via deze link.
Tom Compaijen
Compaijen C&C – Klaar voor elke crisis