Hoe zorg je dat je bij het voorbereiden van een event niks vergeet? Mijn collega van Externe Betrekkingen bij de gemeente Amsterdam gaf me ooit een mooie tip toen ik een evenement over crisiscommunicatie in Eye organiseerde. Visualiseer alle stappen die de bezoeker neemt van begin tot eind: van huis naar de locatie vertrekken, binnenkomen, jas ophangen, koffie drinken, de zaal in lopen, etc. Zo kan je nagaan of je niks vergeten bent.
Als ik een lange toertocht ging wielrennen, vergat ik ook vaak wel iets. Daarom ben ik bij het inpakken thuis ook visualisatie gaan toepassen. Welke stappen neem ik ook alweer achter elkaar als ik ter plaatse mijn fiets en mezelf klaar maak voor vertrek? En wat kan me onderweg overkomen?
Nu ben ik verre van een topsporter, maar uit onderzoek bij Olympische sporters is ook gebleken dat visualiseren werkt. Zwemmer Michael Phelps visualiseerde niet alleen zijn perfecte race, maar ook alles wat er mis kan gaan. De zogenaamde worst case visualisaties. Phelps had zich bijvoorbeeld al honderden keer ingebeeld wat er zou gebeuren als zijn zwembril kapot zou gaan. En precies dat gebeurde in de Olympische finale. Gelukkig had hij de film als zo vaak in zijn hoofd afgespeeld, dat hij wist wat hij moest doen. Hij won met minimaal verschil toch nog het goud.
Visualiseren kan dus helpen bij het scherp krijgen van je doelen, het bereiken van je doelen en het voorbereiden op (worst case) scenario’s. Allemaal elementen die belangrijk zijn voor het maken van een strategie bij crisis door de communicatieadviseur.
Maar ook voor de omgevingsanalist is visualiseren handig. Als er een grote brand is, zijn de zoektermen ‘brand’ en ‘vuur’ niet altijd de beste keuze. Soms werkt het beter om ‘zwarte rook’ of ‘rookwolken’ te gebruiken in combinatie met de naam van de stad. Want veel mensen op afstand gebruiken die woorden, ze zien nog geen brand maar wel wolken. ‘Denk als de bron’, is dan ook een tip die ik omgevingsanalisten altijd geef. En daarbij helpt het om te visualiseren wat een Twitteraar op afstand allemaal kan waarnemen van de crisis.
Methode Crisiscommunicatie 3.0 heeft als een van de belangrijke toevoegingen het visualiseren en denken in beelden. Met deze twee voorbeelden voor de communicatieadviseur en omgevingsanalist hoop ik wat meer praktische invulling hieraan te hebben gegeven. Meer voorbeelden volgen, maar bij deze de tip om ook voor jouw specifieke rol in crisiscommunicatie of crisismanagement te bedenken hoe visualiseren kan helpen.