Bij Defensie kreeg ik als reserveofficier onlangs mijn eerste opleiding in commandovoering (CoVo). In crisisland zijn we natuurlijk gek op afkortingen, maar als je naar militairen kijkt blijkt er altijd weer baas boven baas. De commandovoering deden wij volgens OATDOEM: Oriëntatie, Analyse, Terrein, Dreiging, Overige factoren, Eigen middelen, Mogelijke wijze van optreden. (Voor de liefhebber OATDOEM staat uitgeschreven op IK 2-17). Tot zover de afko’s.
Het oogmerk van de commandant staat altijd centraal: ‘Commanders intent’. Je geeft alleen aan ‘wat’ het resultaat moet zijn en het ‘waarom’, maar niet het ‘hoe’. Zo blijven ondercommandanten en uitvoerders flexibel in de uitvoering. In mijn eerdere mails over ‘auftragstaktik’ en ‘agile’ ben ik al uitgebreider op dit punt ingegaan.
Om de beurt werd één van de deelnemers aangewezen als het commandantje. En dan mocht jij de groep meenemen door het hele proces. Het was behoorlijk uitdagend om zo’n nieuwe werkwijze goed toe te passen. Maar de trainers hadden veel goede tips, ook toepasbaar voor crisisteams en crisiscommunicatieteams. Twee dingen die ik zelf geleerd heb, deel ik in mijn update van deze week.
‘Confirmation brief’. Nadat je een opdracht hebt gekregen, moet je deze in je eigen woorden terug geven aan de commandant. Dit pas ik nu al een aantal maanden toe bij crisisteams en het werkt goed. Je ziet namelijk vaak dat aan het einde van een overleg de voorzitter de actiepunten zelf nog even voorleest van het bord of scherm. Maar als je het de persoon wiens naam achter de actie staat in eigen woorden laat zeggen, merk je regelmatig dat er toch verschillende beelden waren over wat de actie precies was. Om te zorgen dat je zeker weet dat de actie goed wordt opgepakt, voortaan dus de actiepunthouder laten vertellen wat hij gaat doen.
De interne tijdsbalk. Vaak maken we wel een planning voor wat we extern willen gaan doen. Maar vergeten we een tijdsplanning te maken voor ons eigen proces binnen het team. Als je weet dat je binnen een uur een besluit moet nemen, hoe deel je dan je overleg in? Wanneer wil je klaar zijn met de beeldvorming? Wanneer moet je uiterlijk alle besluiten genomen hebben? Hoeveel tijd heb je nodig om de opdracht ook uit te zetten? Ook daarvoor moet je een planning maken. En iemand uit je team (niet de voorzitter of notulist) aanwijzen om de tijd scherp bij te houden en de voorzitter erop te wijzen.
Tijdens een crisis vergeten we nog wel eens de procesmatige zaken, de inhoud krijgt altijd voorrang. Maar juist met deze proces-tips, kunnen we die inhoud beter oppakken. Deel deze tips dus met je voorzitters, teamleiders of hoofden crisis(communicatie)team. Zo kom je steeds een stapje dichterbij de geoliede machine.
Tom Compaijen
Compaijen C&C – Klaar voor elke crisis