De crisis duurt nu al een paar uur. En toch blijft het rommelig lopen in je crisisteam. Het lukt maar niet om het team te laten samenwerken als de geoliede machine die je voor ogen hebt. Hoe komt dat toch?
Dat komt omdat de meeste mensen het oplossen van knelpunten op de inhoud altijd de voorkeur geven boven knelpunten op het proces. Je proces gaat zo nooit helemaal goed lopen.
Afgelopen week stond ik voor de verandering eens aan de andere kant en was ik zelf deelnemer bij een oefening. Als reservist bij Defensie deed ik mee aan een netwerkoefening. Ik was een van de leden van de intelligence cel. Dat betekent vooral heel veel informatie ontvangen, verwerken en presenteren. Zelf zat ik vooral in de rol van procescoördinator.
We namen aan het begin uitgebreid de tijd om het proces goed in te richten. Dit gaf mij ook weer nieuwe inzichten in wat wel en niet werkt. En wat opviel: er zijn veel raakvlakken tussen hoe Defensie werkt en wat ik eerder tegenkwam bij Agile. Mijn belangrijkste tips en inzichten deel ik graag met jullie.
- Wijs minstens één persoon aan die zich dedicated richt op proces. In de oefening keek de commandant van onze intel cel ook steeds naar mij voor de tijd. Bij de vraag ‘Wat is de volgende tijd?’, moest ik altijd een antwoord paraat hebben. Ook wees ik iedereen erop als deadlines naderden.
- Zorg dat de ruimte precies is ingericht zoals je wilt. Denk na over wie waar zit en welke schermen je gebruikt. Je ‘War room’ moet op orde zijn en aansluiten bij processen en werkwijze.
- Maximaal visualiseren: alles uit de hoofden op de muur. Direct begon iedereen met flipovervellen plakken op de muur. Tijdslijnen, deadlines, belangrijke termen en afkortingen, overzichten van belangrijke feiten, geo-plaatjes, etc. Het helpt enorm om zo een gedeeld beeld te krijgen. En zodra iemand binnenkomt die bepaalde informatie nodig heeft, neem je die mee naar een bepaalde flipover aan de muur zodat je zeker weet dat je de juiste feiten geeft en die ander het ook makkelijker in zich kan opnemen
- Creëer een vast ritme, een cadans. Dit wordt ook wel battle rhythm genoemd. We hadden elke uur een briefing van 10 minuten. Dit was het moment dat we alle klokken weer gelijkzetten en iedereen weer in dezelfde film brachten. Aan het begin loopt dit nog niet zoals je helemaal wilt, maar na een aantal rondes weet iedereen precies wat er verwacht wordt.
- Laat de Procescoördinator de briefing begeleiden als een soort technisch voorzitter. De andere leden krijgen dan steeds het woord voor inhoud en kunnen zich ook echt focussen op de inhoud. En zoals we bij crisismanagement ook zeggen, benoem aan het begin van elke briefing altijd eerst de procedure. Wat is de agenda, wat wil je bereiken, wie gaat het woord krijgen en hoe lang, wanneer is volgend overleg. Ook hadden we bij elke briefing aan het eind een vast punt ‘Proces’ om te checken of samenwerking goed liep en of procespunten beter konden.
Proces op orde krijgen kost tijd en energie. Maar je hebt er daarna de hele crisis/oefening profijt van. Het is de moeite echt waard en het team heeft ook meer plezier in het werk. Maak deze investering dus. Pas als je proces goed loopt, kan je de kwaliteit van producten omhoog krijgen.
Volgende week verschijnt mijn E-book: Methode Crisiscommunicatie 3.0. Daarin zijn ook visualiseren en een beter werkproces opgenomen. Als lezer van deze nieuwsbrief ontvang je het E-book als eerste.